Внедрение CRM
для университета Политех

В августе 2019 года в REON обратился Политех - Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого (СПбПУ) с целью автоматизации процесса коммуникации с абитуриентами университета м внедрения CRM системы в ВУЗ.

Если говорить конкретнее, то запрос был от руководства центра по профориентации и довузовской подготовки. Это одно из направлений ПОЛИТЕХ, которое помогает успешным школьникам выбрать направление и поступить в ВУЗ. Для этого центр занимался поиском олимпиадников и победителей научных конкурсов по всей стране, чтобы проводить для них мероприятия и бесплатные учебные курсы, а в дальнейшем приглашать на дни открытых дверей.

Так как ПОЛИТЕХ - это крупнейший университет в Санкт-Петербурге, объем работы по поиску и привлечению студентов был огромен. Университет ежегодно проводит десятки мероприятий в разных городах России с целью довузовской подготовки учеников и проведения конкурсных мероприятий, победа в которых даёт привилегии для поступления в ВУЗ.

Поэтому руководству было важно упросить, систематизировать и автоматизировать процесс работы со студентами, которые принимали участие в различных активностях университета. Второй запрос - обеспечить контроль эффективности проводимых мероприятий. То есть сколько человек приняло участие в активностях ВУЗа и сколько из них в итоге поступили в ПОЛИТЕХ.

После ознакомления и изучения технического задания от ВУЗа, было принято решение разбить работу на две составные части:

1 этап - аудит и оптимизация данного ТЗ под возможности CRM системы. Нам было необходимо более техническим языком описать задачи заказчика и определить поэтапность выполнения ТЗ.

2 этап - настройка CRM системы и подключение сторонних сервисов.

Во время первого этапа мы выделили несколько бизнес-процессов по отдельным направлениям подразделения:

1. Работа с подготовительными курсами, олимпиадами и мероприятиями СПбПУ.
2. Работа с талантливыми абитуриентами и активными школьниками, проявляющими интерес к ВУЗу.
3. Индивидуальная работа центра с талантливыми студентами и абитуриентами магистратуры.

После анализа и технической переработки ТЗ от ПОЛИТЕХ, мы прописали все бизнес-процессы и разбили их на этапы. Всего было выделено порядка 40-ка этапов с 3-ёх бизнес-процессов.

Дополнительно были проработаны все квалифицирующие поля и данные, которые было необходимо сохранять и в дальнейшем использовать для аналитики.

Далее мы составили карту дальнейшей работы над проектом. Было решено:
- Подключить к CRM системе сайт ВУЗа, на котором абитуриенты могли пройти тест на профориентацию и подать заявку на поступление.
- Подключить к CRM системе лид-формы, которые абитуриенты заполняют для обучения на подготовительных курсах. Все данные о направлениях, которые интересуют школьника автоматически передаются в CRM для дальнейшей работы.
- Подключить к CRM сервис sms и email рассылки для массового и точечного информирования абитуриентов и студентов о мероприятиях.
- Выполнить разработку и интеграцию сервиса для генерации документов в самой CRM системе.
- Импортировать текущую клиентскую базу абитуриентов и студентов в CRM систему.
- Подключить к CRM системе сервис поиска дублей. В случае, если абитуриент посетил несколько мероприятий ПОЛИТЕХ и заполнил несколько заявок на участие, было важно отследить какие это были мероприятия и объединить дублирующие заявки.

По итогам аудита мы высчитали, какое количество часов потребуется на каждый из этапов данной работы и составили окончательный документ - карту проекта.

На этом первый этап нашей работы был завершен.

Второй этап работы начался с регистрации CRM системы и переноса в неё основных бизнес-процессов коммуникации абитуриентов и студентов.

Далее мы приступили к выполнению пула работ, прописанного в карте проекта:

1. Подключили сайт, чтобы все заявки с этого источника автоматически попадали в CRM систему и в дальнейшем специалист связывался с абитуриентами по вопросам обучения в ВУЗе.

2. Подключили к CRM информационный портал с его лид-формами для дальнейшей коммуникации с учениками, которые оставили заявку на подготовительные курсы.

Данная интеграция была реализована с помощью нашего технического отдела и работы программиста. Скрипт передает данные из информационного портала ПОЛИТЕХ в amoCRM по средствам API.

3. Подключили сторонние сервисы sms и email рассылок: SMS Центр и UniSender для оповещения и приглашения абитуриентов и студентов на различные мероприятия от ПОЛИТЕХ.

4. Выполнили разработку и интеграцию сервиса для генерации документов в самой CRM системе. После заполнения в CRM контактных данных ученика и платежных реквизитов родителей, система автоматически формирует договор и счет на оплату подготовительных курсов.

5. Суммарно импортировали более 7.000 контактов, сразу в соответствующий бизнес-процесс и этап работы.

6. Подключили к CRM системе сервис поиска дублей. Основная сложность заключалась в том, чтобы правильно организовать работу с абитуриентами, которые посетили несколько мероприятий. То есть сделать так, чтобы в системе не было дублей, но была возможность отслеживания процента людей, которые посетили мероприятие и в дальнейшем поступили в ВУЗ. Руководству было важно отслеживать эффективность проводимых мероприятий и конверсию поступлений абитуриентов после их посещения.

7. Провели обучение по работе в CRM для сотрудников центра профориентации и сдали проект. В данный момент мы начинаем техническое сопровождение клиента, которое будет идти в течение 3-ех месяцев. В это будет идти тонкая допилка CRM системы и описанных бизнес-процессов.