Внедрение CRM для HR отдела

В апреле 2020 года в REON обратилась НПЦ ПромВодОчистка. Уже 14 лет компания занимается водоподготовкой для тяжелой и легкой промышленности, очисткой воды для ТЭЦ/АЭС/ГЭС, реконструкцией очистных сооружений и тд.

В период введения карантина перед компанией стала задача быстрого найма сотрудников и оперативного перехода на удаленную работу.

Для компании это был новый формат работы, поэтому было важно поставить на поток найм и ввод в должность новых соискателей. В результате анализа рынка, руководитель HR отдела остановился на amoCRM, так как функционал системы позволял полностью автоматизировать их запрос.

Руководство НПЦ ПромВодОчистка поставило перед нами ряд задач:
1. Ускорить и упростить процесс обработки и отсева большого количества откликов соискателей.
2. Сократить механическую работу и автоматизировать все шаги по найму сотрудников.

БОльшая часть времени была потрачена на оцифровку и описание бизнес-процесса найма и ввода соискателей в должность. В итоге, вместе с руководителем HR отдела мы составили понятную прозрачную схему отбора кандидатов.

В дальнейшем, исходя из описанного бизнес-процесса найма, была простроена воронка отбора и настроена CRM система.

Каждый этап воронки мы детально проработали:
- прописали этапы взаимодействия с соискателями
- прописали действия и цели HR специалиста, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)
- назначили ответственных за сделки
- прописали необходимые автоматизации (переход на новый этап, отправка sms, отправка e-mail и тд.)
- прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
- прописали типы задач, чтобы можно было отслеживать, на что больше всего времени уходит у сотрудников во время продажи
- прописали дополнительные точки касаний: шаблоны sms
- прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей

На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке CRM:
- подключили пользователей
- разграничили права
- настроили воронку найма и ввода кандидатов в должность
- настроили карточки сделки

Подключили сервис SMS и Email-рассылки, позволяющие оповещать кандидатов о ходе прохождения собеседований и отправлять актуальную для работы информацию.

Веб-парсер - это новый источник заявок в amoCRM, представленный весной 2020 года. С помощью интеграции HeadHunter и CRM, можно автоматически вести отбор сотрудников: отсеивать неподходящих кандидатов и вести по воронке отбора квалифицированных специалистов.

Исходя из описанного бизнес-процесса и интеграции amoCRM c HH, была выстроена и автоматизирована следующая цепочка найма и ввода сотрудников в должность:

1. Соискатель откликается на вакансию на сайте HH, в CRM системе автоматически создается сделка на этапе "Новый кандидат" и человеку уходит приветственное письмо с ссылкой на прохождение тестового задания.

2. После прохождения теста создается новая сделка на этапе "Тестирование пройдено". Если результат теста от 1 до 7, то сделка автоматически закрывается и соискателю уходит письмо об отказе. Если тест пройден успешно, то система ставит задачу согласовать онлайн тест с кандидатом. Когда дата и время теста назначены, сделка переходит на этап "Тест 2 назначен".

3. Если тест не пройден - то в системе выбирается причина отказа и соискателю автоматически отправляется смс "Собеседование не пройдено, но вы в нашем резерве. В случае появления новой вакансии, мы с вами свяжемся". Если соискатель успешно прошел онлайн-тест, то с ним согласовывается дата и время встречи.

4. После назначения встречи, CRM автоматически переводит сделку на этап "Встреча назначена" и соискателю отправляется смс-сообщение либо с адресом офиса, либо с ссылкой на скайп. Если кандидат успешно проходит встречу, то ему отправляется шаблонное письмо "Встреча с руководителем прошла успешно" и назначается 2-ое собеседование.

5. После успешного завершения 2-го собеседования - соискатель проходит на этап согласования условий работы и преступает к стажировке.

6. На этапе «Проходит стажировку» кандидату автоматически отправляется письмо с заданием. В общей сложности стажировка занимает 2-3 недели в зависимости от должности. Если этот этап пройден успешно, то назначается дата и время заключительного экзамена и соискателю отправляется смс со всеми подробностями.

7. После прохождения экзамена, сделка переводится на этап «Экзамен сдан». Сотруднику автоматически уходит смс-сообщение с перечнем документов необходимых для официального трудоустройства.

8. Далее идет этап адаптации, где сотрудник переходит под контроль HR отдела. Система автоматически отправляет письмо с контактными данными всех руководителей для связи, а через неделю письмо с запросом «Все ли в порядке? Возникли ли вопросы/пожелания?»

9. В результате успешного прохождения адаптации, сделка переходит на этап «Успешно завершена». Все, сотрудник в штате.

HR отдел "ПромВодОчистка" получил прозрачную автоматизированную систему найма и ввода в должность сотрудников. Это позволило сократить рутинную работу HR руководителя и в кратчайшие сроки отобрать пул высококлассных специалистов. Работа с НПЦ ПромВодОчистка еще не закончена, в дальнейшем наша компания займется автоматизацией их отдела продаж и производства.