Продолжая использовать данный сайт, вы соглашаетесь на использование файлов Cookie.
Yclients больше не нужен! Как клинике вести онлайн-запись и расписание прямо
в Битрикс24
Онлайн-запись на приём — важный функционал для любой клиники, будь то стоматология, косметологический или медицинский центр. Когда у пациента есть возможность самостоятельно записаться: выбрать удобную дату, время, нужного врача, — это в разы увеличивает конверсию в оставление заявки. Поэтому неудивительно, что сейчас у большинства современных клиник на сайте, в соцсетях, Яндекс.Картах и других каналах есть расписание специалистов с возможностью онлайн-записи.
Самый популярный сервис для ведения расписания и онлайн-записи — это по праву Yclients. Хоть Yclients не позиционирует себя как моно-продукт и внутри системы есть дополнительные возможности, связанные с расчетом зарплаты, финансовым учетом, электронным журналом, — клиники чаще всего используют только модуль расписания и онлайн-записи.
Самый популярный сервис для ведения расписания и онлайн-записи — это по праву Yclients. Хоть Yclients не позиционирует себя как моно-продукт и внутри системы есть дополнительные возможности, связанные с расчетом зарплаты, финансовым учетом, электронным журналом, — клиники чаще всего используют только модуль расписания и онлайн-записи.
И вот получается, что врачи ведут лечение пациентов через МИС (IDENT, ИнфоКлиника, МедЛок и тд), администраторы, специалисты call-центра, маркетологи, РОПы — ведут работу с пациентами в CRM-системе (Битрикс24), а при этом расписание и онлайн-записи осуществляются через третий сервис — Yclients. И помимо того, что за все эти сервисы нужно отдельно платить, так еще и выстраивание такой громоздкой IT-инфраструктуры сильно усложняет работу клиники и ее сотрудников. Администраторам необходимо переносить записи из Yclients в Битрикс24 и тратить на это большую часть рабочего времени. Конечно, можно дополнительно провести интеграцию между Битрикс24 и Yclients, чтобы все записи из Yclients передавались в Битрикс и обратно, но опять же — это дополнительные затраты. Стоимость связки между Yclients и Битрикс24 составляет от 3.000 рублей в месяц. Ну и главный вопрос: можно, а зачем?:)
Когда в клинике одновременно используются Битрикс24 и Yclients, — работа администратора начинает дробиться.
Когда в клинике одновременно используются Битрикс24 и Yclients, — работа администратора начинает дробиться.
В Битрикс24 нужно обработать все обращения с сайта, соцсетей и мессенджеров, ответить пациентам, зафиксировать результат разговора, довести до записи, проконтролировать явку. При этом параллельно нужно проверять свободные слоты в Yclients и дублировать там записи на прием из Битрикс24, а еще переносить клиентов, которые сами записались через Yclients в Битрикс24 для дальнейшей коммуникации. В итоге администратор постоянно переключается между системами. И чем больше таких переключений, тем выше риск ошибок.
Онлайн-запись и расписание в Битрикс24
Онлайн-запись — это новый инструмент в Битрикс24 для записи пациентов на прием к специалистам прямо внутри системы. Встроенный инструмент полностью заменяет сторонние сервисы и собирает все обращения напрямую в CRM-систему.
Битрикс24 закрывает не только базовую запись в календарь, но и позволяет создавать формы онлайн-записи с разными сценариями выбора: можно предложить ближайший свободный слот, показать доступное время на конкретную дату или дать пациенту выбрать конкретного специалиста, дату и время. Эту форму можно разместить на сайте, в социальных сетях, отправить ссылкой в мессенджере, а также подключить запись через Яндекс Карты, чтобы пациент записывался прямо из карточки клиники. Все данные при этом сразу сохраняются в CRM и в разделе онлайн-записи. Также в Битрикс24 можно работать не только с конкретными специалистами, временными слотами, но и с кабинетами и оборудованием — всё это в системе называется “ресурсами”.
Битрикс24 закрывает не только базовую запись в календарь, но и позволяет создавать формы онлайн-записи с разными сценариями выбора: можно предложить ближайший свободный слот, показать доступное время на конкретную дату или дать пациенту выбрать конкретного специалиста, дату и время. Эту форму можно разместить на сайте, в социальных сетях, отправить ссылкой в мессенджере, а также подключить запись через Яндекс Карты, чтобы пациент записывался прямо из карточки клиники. Все данные при этом сразу сохраняются в CRM и в разделе онлайн-записи. Также в Битрикс24 можно работать не только с конкретными специалистами, временными слотами, но и с кабинетами и оборудованием — всё это в системе называется “ресурсами”.
Получается, что пациент как сам может выбрать удобный слот и записаться на прием, так и администратор в случае обращения клиента напрямую в клинику (через звонок, форму на сайте, чат в соцсетях или мессенджерах) может сразу в Битрикс24 подобрать удобную дату и время, и поставить запись в расписании.
Также для медицинской клиники критично, чтобы в расписании можно работать не только с врачом как с ресурсом. Битрикс24 позволяет настроить ресурсы как врачей, кабинеты и оборудование, привязать к ним услуги и использовать пересечение ресурсов — например, резервировать одновременно специалиста и кабинет диагностики. У каждого врача можно задать индивидуальную доступность, а записи автоматически выводить в личные календари сотрудников. Это означает, что администратор работает в CRM, а врач при необходимости заходит в Битрикс24, чтобы увидеть свое расписание. Также врачи могут просматривать свое расписание, например, в Google-календаре, синхронизированным с Битрикс24.
Кроме того, запись встроена прямо в CRM-логику. Пациента можно записать из карточки сделки:
- в таймлайне сохраняется информация о записи и статусах отправленных сообщений;
- из карточки CRM можно автоматически или вручную отправить напоминание, подтвердить визит, изменить время или отменить его.
Также в разделе Онлайн-запись есть несколько инструментов, которые помогают следить за загрузкой ресурсов (врачей, кабинетов, оборудования):
Помимо этого Битрикс24 поддерживает автоматические сценарии уведомлений: новая запись, запрос подтверждения, напоминание о визите, сообщение при опоздании и сценарий удержания при отмене. Если пациент не подтверждает визит, система может поставить задачу на администратора, чтобы он дополнительно связался. А если нужного слота нет, пациента можно внести в лист ожидания и быстро вернуть в расписание, как только окно освободится.
- Вы можете посмотреть количество новых клиентов, сумму выручки для каждого ресурса и общую сумму за день.
- Фильтровать, какие ресурсы показывать в расписании. Например, вы можете отобразить записи конкретного врача или показать только кабинеты.
- Отслеживать, сколько слотов занято в выбранный день и процент загруженности ресурса, чтобы перераспределять пациентов.
Помимо этого Битрикс24 поддерживает автоматические сценарии уведомлений: новая запись, запрос подтверждения, напоминание о визите, сообщение при опоздании и сценарий удержания при отмене. Если пациент не подтверждает визит, система может поставить задачу на администратора, чтобы он дополнительно связался. А если нужного слота нет, пациента можно внести в лист ожидания и быстро вернуть в расписание, как только окно освободится.
Также в Битрикс24 можно автоматически обзванивать клиентов из онлайн-записи с помощью AI-агента. Агент подтверждает запись, напоминает о визите, уточняет, если клиент опаздывает, и предлагает новое время тем, кто отменил бронирование.
Главное преимущество онлайн-записи в Битрикс24 заключается в том, что запись перестает быть изолированной функцией и становится частью общего пути пациента. Заявка, звонок, переписка, сделка, задача, напоминание, подтверждение и повторный контакт оказываются в одной CRM-среде. Для маркетолога это означает понятную связь между рекламным источником и фактической записью (Кстати, в рамках Битрикс24 можно выстроить сквозную аналитику). Для руководителя — прозрачную аналитику по воронке, по загрузке сотрудников и по скорости обработки обращений. Для администраторов и call-центра — меньше ручной работы и ошибок.
Именно поэтому для современной клиники наиболее рациональная схема выглядит так: Битрикс24 — для всего клиентского и управленческого контура; МИС — для врачей, лечения и медицинских карт. Речь не о том, чтобы заменить МИС Битриксом. Речь о том, чтобы перестать разрывать административный цикл пациента между несколькими сервисами. Врачи продолжают работать в своей медицинской системе, а администраторы, call-центр, маркетинг и руководство получают единое рабочее пространство, где видно весь путь пациента — от первого обращения до визита, повторной записи и оценки эффективности сотрудников.
Важно: Yclients — отличный сервис для ведения расписания и онлайн-записей, но если вы работаете в Битрикс24, то вы можете отказаться от данного сервиса в пользу уже встроенного готового модуля, чтобы максимально организовать работу в рамках одной экосистемы.
Важно: Yclients — отличный сервис для ведения расписания и онлайн-записей, но если вы работаете в Битрикс24, то вы можете отказаться от данного сервиса в пользу уже встроенного готового модуля, чтобы максимально организовать работу в рамках одной экосистемы.
Преимущества ведения онлайн-записи и расписания в Битрикс24:
- Экономия денег на оплату Yclients и связки между Yclients и Битрикс24.
- Сокращение рутинных действий и ошибок за счет работы администраторов и специалистов call-центра в одной системе — Битрикс24.
- Мультиканальное размещение календаря Битрикс24: интерактивную форму с онлайн-расписанием можно опубликовать на официальном сайте, в сообществе ВКонтакте или добавить прямо на Яндекс.Карты в бизнес-аккаунт клиники.
- Автоматическая регистрация обращений и умные сценарии: как только пациент выбирает слот, в CRM мгновенно формируется карточка сделки в нужной воронке продаж и запускаются автоматизации (постановка задач на сотрудника, отправка сообщения с запросом согласия на обработку персональных данных, отправка сообщения с информацией о записи на прием и тд.).
- Удобный лист ожидания: если свободного времени на нужную дату нет, администратор может мгновенно занести пациента в «Лист ожидания». Система сама отсортирует заявки по приоритету и срокам добавления, чтобы администратор мог быстро перенести пациента на освободившийся слот.
Поэтому отказ от Yclients в пользу Битрикс24 — это не просто экономия на еще одной ежемесячной подписке. Это ликвидация «дыр» в вашей воронке продаж, автоматизация рутины администраторов и перевод сервиса клиники на принципиально новый уровень.
Хотите с первого раза без потери времени и денег построить прибыльную автоматизированную систему в вашей компании?
Ждем вас на бесплатной онлайн-консультации с системным аналитиком компании REON! Он покажет, как может и должна быть выстроена системная работа в компании, расскажет, как мы работаем, какие этапы включает проект, а также покажет кейсы и результаты наших клиентов!
Ждем вас на бесплатной онлайн-консультации с системным аналитиком компании REON! Он покажет, как может и должна быть выстроена системная работа в компании, расскажет, как мы работаем, какие этапы включает проект, а также покажет кейсы и результаты наших клиентов!
Сообщение об успешной отправке!