Внедрение CRM системы для транспортной компании по перевозке сельскохозяйственной продукции
Так, в REON с целью автоматизации внутренних бизнес-процессов обратился Александр - руководитель транспортной компании “АгроВектор”.
Компания АгроВектор уже более 12 лет предоставляет услуги по организации перевозок сельскохозяйственной продукции с помощью автомобильного транспорта. Компания перевозит бобовые, масличные, зерновые культуры, микроудобрения, стимуляторы и др. Компания имеет собственную автобазу, а площадь складского комплекса составляет 4 600 м² и может вместить 15-18 тысяч тонн.
Основной запрос, с которым пришел Александр (руководитель компании) состоял в том, чтобы выстроить прозрачную работу и коммуникацию с перевозчиками, а также клиентами компании, фиксировать всю информацию в одной удобной системе, контролировать качество работы сотрудников, видеть прозрачную аналитику и статистику по всему бизнес-процессу работы компании.
На первой встрече-консультации менеджер REON рассказал о нашем подходе к реализации проекта, что работу мы начинаем с комплексного предпроектного аудита (ППА), в результате которого составляем подробное предпроектное задание - дорожную карту развития и автоматизации системы продаж на несколько шагов вперед. В предпроектном задании мы фиксируем задачи, сроки, риски и результаты проекта, к которым мы по итогу должны прийти. Благодаря такому предпроектному заданию заказчик максимально прозрачно и на берегу видит, какая работа будет выполнена, в каком объеме, какова ее стоимость, и к какому результату мы в итоге придем после завершения проекта.
В итоге руководству компании понравилась идея создания предпроектного задания, поэтому было принято решение провести комплексный аудит на внедрение CRM системы, чтобы понять закрывает ли наше решение все потребности и запросы их компании, и стоит ли продолжать с нами сотрудничество.
1. Во время комплексного предпроектного аудита (ППА) мы провели исследование компании, её продукта и ЦА, оцифровали текущие бизнес-процессы, описали общую структуру компании и её текущую IT-инфраструктуру, а также выявили расширенный перечень задач на внедрение CRM. По сути мы подготовили первую часть предпроектного задания.
То, как это выглядит, - вы можете увидеть ниже.
2. Только познакомившись со всеми аспектами работы компании, - мы подготовили предпроектное задание, то есть дорожную карту того, каким образом должна быть настроена CRM система:
- Какие в ней должны быть выделены бизнес-процессы и по каким направлениям;
- Как эти бизнес-процессы будут связаны между собой;
- Какие сущности будут принимать участие в работе;
- Каким образом будут попадать заявки в систему;
- Какие сервисы и виджеты должны быть дополнительно интегрированы и сколько они стоят;
- Какие автоматизации должны быть настроены;
- Какая телефония подходит и почему;
- Как в целом будет проходить процесс внедрения и адаптации CRM системы;
- На какие этапы будет разбит процесс внедрения;
- В каком формате будет проходить обучение сотрудников и руководства компании, какие темы и модули будут освещены;
- Как будет проходить процесс дальнейшего сопровождения после сдачи проекта и тд.
Именно так руководство компании действительно понимает, что и как будет устроено в рамках её CRM системы: какие задачи она поможет закрыть, как она поможет оптимизировать и автоматизировать работу в отделе продаж. Это очень важно для того, чтобы по окончанию проекта ожидания клиента совпали с реальностью.
3. Далее проект-менеджер REON провел защиту аудита перед Александром (руководитель компании), обосновал все этапы работы и их стоимость. Благодаря предпроектному заданию руководитель компании максимально прозрачно и на берегу увидел, какая работа будет выполнена, в каком объеме, какова ее стоимость, и к какому результату мы в итоге придем после завершения проекта.
После чего руководство “АгроВектор” уже приняло окончательное решение о продолжении работы с нашей командой, и мы стартовали работу по внедрению amoCRM для транспортной компании.
оцифровка бизнес-процесса продажи
В результате проведения и согласования аудита, - для компании “АгроВектор” было выделено 6 бизнес-процессов для переноса в CRM систему в виде воронок продаж:
- Первая воронка “Основная воронка продаж” была выделена для обработки поступивших в компанию обращений и коммуникации с потенциальными клиентами с целью продажи услуг по грузоперевозке.
Далее клиента берет в работу логист, он связывается с клиентом, запрашивает необходимую информацию о грузоперевозке, получает необходимые документы и реквизиты и передает их в бухгалтерию.
Затем бухгалтер подготавливает договор и счет и получает подписанную копию документов от клиента.
Далее Сделка закрывает в данной воронке в amoCRM как успешная и автоматически создается в воронке “Логистика”.
Задача логиста подобрать перевозчика, подготовить и подписать необходимые документы с перевозчиком, проконтролировать загрузку, получить товарно-транспортную накладную (ТТН) от водителя, проконтролировать сроки и выполнение работ. Также в данном бизнес-процессе участвует и бухгалтер, его задача внести ТТН в базу, запросить и получить аванс от клиента, произвести оплату перевозчику по акту выполненных работ, подготовить отчет экспедитора и акт для клиента.
На каждом этапе воронки продаж детально прописаны четкие задачи с конкретным дедлайном для каждого сотрудника компании, чтобы все задачи были четко выполнены в срок и не было перекладывания ответственности между специалистами. Каждый сотрудник видит, что ему нужно сделать на том или ином этапе.
Далее после успешного закрытия Сделки в воронке “Логистика”, - Сделка автоматически создается в воронке “Контроль дебиторской задолженности” (при условии частичной оплаты) и в воронке “NPS”.
В данную воронку попадают те клиенты, которые частично оплатили грузоперевозку. Воронка “Контроль дебиторской задолженности” позволяет не только осуществлять контроль постоплат от клиентов, но и видеть аналитику по суммарной дебиторской задолженности.
Задача логиста в рамках данной воронки - через определенное время связаться с клиентом и уточнить актуальность услуг компании. Если услуги актуальны, то перенести сделку в воронку “Основная воронка продаж”, если нет, то уточнить у клиента, через какое время с ним можно связаться повторно.
Задача сотрудника связаться с клиентом и узнать, какую оценку он готов поставить компании и ее услугам, и почему. Далее из всех собранных оценок от клиентов, - компания может рассчитать индекс потребительской лояльности, и понять, как и куда ей дальше двигаться.
Как рассчитать NPS, зачем это делать, и как в дальнейшем использовать полученную информацию, - вы сможете узнать в нашем видео "NPS I Как рассчитать индекс потребительской лояльности и увеличить лояльность клиентов?"
- перенесли все бизнес-процессы в amoCRM в виде воронок продаж;
- добавили в систему пользователей;
- импортировали текущую клиентскую базу в систему;
- разграничили права доступа;
- настроили обязательные поля, чтобы менеджеры не забывали вносить необходимую информацию о клиентах в CRM систему;
- настроили карточки сделок / контактов / компаний;
- настроили необходимые автоматизации на этапах воронок продаж.
Также каждый этап воронки продаж мы детально проработали:
- назвали этапы согласно технологиям продаж
- прописали действия и цели сотрудников, которые необходимо выполнить на текущем этапе
- назначили ответственных за сделки
- прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
- прописали типы задач
- прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей.
2. Подключили сайт компании к amoCRM.
Теперь все заявки с данного источника автоматически попадают в CRM систему, создается карточка клиента, а сотруднику ставится задача "Связаться по поступившему обращению". Таким образом, все заявки фиксируются и хранятся в одном месте, сотрудник не сможет потерять или забыть про клиента.
Также в amoCRM фиксируется вся история коммуникации с клиентом: переписки, звонки, выполненные задачи, сотрудники или руководитель могут в любой момент перейти в карточку Сделки / Клиента / Компании и найти необходимую информацию.
3. Подключили к CRM системе IP-телефонию "Мегафон", чтобы все телефонные обращения автоматически фиксировались в CRM системе, а все разговоры записывались в карточке клиента.
Теперь как руководитель, так и сами сотрудники смогут прослушивать телефонные разговоры для корректировки своей работы и выявления недочетов скрипта.
Кроме того, при входящем звонке текущего клиента в компанию, - звонок будет автоматически отправлен на ответственного за сделку сотрудника. Пропущенные звонки также попадают в систему в статусе "незавершённые", а у сотрудника высвечивается задача перезвонить и перевести сделку на следующий этап воронки.
4. Провели интеграцию amoCRM с WhatsApp, чтобы автоматически фиксировать все заявки с данных соцсетей и мессенджеров.
После того, как заявка попадает в систему, - на сотрудника автоматически ставится задача "Связаться с потенциальным клиентом и взять его в работу". Таким образом, ни одно обращение не будет потеряно или забыто сотрудником.
Также сотрудникам не нужно использовать сторонние приложения и гаджеты, чтобы общаться с клиентами через WhatsApp. Вся коммуникация происходит внутри диалогового окна CRM системы.
5. Установили клиенту виджеты для amoCRM, разработанный нашей компанией. Данные решения позволяют закрыть недочеты amoCRM и добавить необходимый для работы функционал:
Виджет "Распределение заявок", который позволяет автоматически распределять заявки по различным алгоритмам среди менеджеров в amoCRM. Руководству компании было важно увеличить скорость обработки новых заявок. И вот как раз данный виджет позволял максимально эффективно распределить все входящие заявки между сотрудниками компании, чтобы они связывались с клиентами в первые 5 минут после поступления обращения!
Виджет "Автоназвание сделок" позволяет автоматически присваивать карточкам Сделок названия, отражающие суть их содержания. Присвоение названия для карточки Сделка происходит на любом из этапов воронки продаж согласно шаблону и выбранным данным из полей карточки Сделка, Контакт, Компания.
Виджет "Связанные сделки", который создает дополнительную вкладку в чек-листах и позволяет отображать все связанные сделки с текущей выбранной сделкой через контакты и компанию, бюджет каждой сделки, а также суммарный бюджет всех связанных сделок. Так как в компании большое количество повторных продаж, по которым создаются новые сделки, то менеджерам важно быстро ориентироваться в них и видеть полную картину по клиенту.
В данный момент REON.Маркет насчитывает порядка 15 виджетов, которые расширяют функционал amoCRM и делают работу отдела продаж быстрее и комфортнее! Ознакомиться с функционалом всех виджетов вы можете на сайте REON.Маркет!
- Интеграция amoCRM с мессенджером Telegram. Данная интеграция позволяет автоматически фиксировать все заявки с данных соцсетей и мессенджеров.
После того, как заявка попадает в систему, - на сотрудника автоматически ставится задача "Связаться с потенциальным клиентом и взять его в работу". Таким образом, ни одно обращение не будет потеряно или забыто сотрудником.
Также администраторам не нужно использовать сторонние приложения и гаджеты, чтобы общаться с пациентами через Telegram. Вся коммуникация происходит внутри диалогового окна CRM системы.
- Интеграция amoCRM с сервисом для автоматической генерации документов. Данный виджет сэкономит время сотрудников при составлении договоров, счетов и других документов.
Виджет позволяет в 2 клика генерировать документы на основе данных из amoCRM и шаблонов документов вашей компании в формате docx и pdf.
- Интеграция чат-бота Salesbot в amoCRM, который позволяет автоматизировать коммуникацию с клиентами. Бот отправляет необходимые сообщения (приветствие после оставления заявки, подтверждение оплаты, информация о доставке груза и тд.) в соцсети и мессенджеры, подключенные к CRM системе.
В рамках адаптации отдела продаж к работе в CRM системе мы подготовили регламент, в котором по пунктам прописаны основные правила работы в CRM системе. Каждый из разделов регламента подробно описывает, что сотрудник обязан делать, а что категорически делать запрещено. Такой подробный свод правил позволяет избежать типовых ошибок при работе в CRM системе. Плюс контролировать работу сотрудников становится гораздо проще.
Поэтому REON даёт пожизненную гарантию на внедрение CRM! Если после сдачи проекта что-то не работает по нашей вине - моментально исправим. Всегда.
В результате первый этап работ по автоматизации отдела продаж был полностью реализован командой специалистов REON. Далее планируется согласование второго этапа по донастройке CRM системы и уже созданию связки между amoCRM и самописной системой бронирования. С помощью внедрения amoCRM компания смогла увеличить качество и скорость обработки заявок от клиентов, запустить процесс повторных продаж туров и начать монетизировать свою клиентскую базу. Теперь руководство компании видит прозрачную аналитику по всему бизнес-процессу продаж и может контролировать эффективность работы сотрудников отдела продаж и отдела маркетинга для роста и масштабирования компании.
Хотите автоматизировать процесс продаж и выстроить прозрачную аналитику по работе с клиентами? Запустить процесс повторных продаж и монетизировать клиентскую базу?
Запишитесь на бесплатную консультацию по построению отдела продаж и внедрению CRM! Консультация станет первым шагом на пути построения прибыльного отдела продаж!
ООО "РЕОН"
ул. Социалистическая 74, офис 203-2