Как перевести отдел продаж
на удаленную работу?

В марте 2020 у бизнеса вариантов немного. А если быть точным - два. Вы либо подстраиваетесь под новые реалии бизнеса (такие как бесконтактная доставка, онлайн обучение, удаленная работа), либо уходите с рынка. Пандемия и кризис показали, как устарел бизнес, система образования и жизнь в целом.

Но для большинства руководителей, особенно, которые начали свой бизнес еще в 90-х, удалёнка - это не работа. И отпустить своих сотрудников домой - это равно не работать вовсе. Почему у них складывается такое мнение? Потому что они не знают, как контролировать работу персонала. Но будем честны, если они не знают, как удаленно вести компанию, то они и не контролируют работу сотрудников в оффлайне. Потому что инструменты контроля хоть в офисе, хоть на удаленке одни и те же.

Итак. У вас есть компания и вы хотите перевести сотрудников на домашний офис, не потеряв эффективности. Что нужно сделать?!

Первое, что понадобится сотруднику для работы - это железо. В принципе, без разницы, на каком компьютере будет работать сотрудник. Но для простоты входа в процесс, легче взять рабочую аппаратуру. Там уже точно есть нужный софт и программы. Иначе вы услышите массу отговорок, о том, что они два дня не могут уставить гугл на ноутбук.Утрирую.

Второй момент - это интернет. Оплачивать каждому домашний интернет разумеется не нужно. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто следите за этим.

- повысить скорость обработки заявок и уровень лояльности аудитории к вашей компании
- видеть прозрачную аналитику по проектам
- в режиме реального времени видеть, кто ответствен за сделку, на каком она этапе и почему не двигается дальше
- отслеживать, на каком этапе продаж или на каком менеджере срывается сделка и повышать показатель конверсии

- свести к минимум человеческий фактор (Сотрудник не забудет позвонить клиенту или отправить ему счет на оплату. Система автоматически ставит задачу и дедлайн на ее выполнение при попадании лида в воронку. Менеджер не сможет перевести сделку на следующий этап, пока не выполнит необходимые задачи. А вы сможете отслеживать просроченные задачи каждого сотрудника и выяснять причину задержки)

- повысить скорость обработки клиентов и лояльность аудитории
- видеть, какие рекламные каналы приносят прибыль и вкладывать бюджет только в них
- прогревать постоянных и потенциальных клиентов компании через sms/чат-ботов/email маркетинга

Система позволит не только повысить уровень продаж в компании, но и работать единым механизмом.

При интеграции CRM в 90% случаев мы сразу настраиваем и подключаем телефонию. Зачем?

Во-первых, менеджеры не должны звонить со своих устройств. И это должно быть железным правилом, прописанном в регламентах работы. Ну об этом немного позже. Плюс, аргумент я не сижу в телефоне, а разговариваю по работе - автоматически отпадет.

А, во-вторых, виртуальная АТС значительно облегчит коммуникацию с клиентами и контроль разговоров ваших сотрудников.

1. Запись разговоров и фиксация всех вызовов позволяет улучшить работу
с клиентами и повысить лояльность покупателей. Менеджер за пару минут вспомнит, с какой проблемой обращался клиент, о чем они договорились и
что он ему пообещал - всего лишь прослушав разговор, который сохраняется
в карточке сделки. Плюс работа над ошибками: проанализировать свою речь, услышать, когда разговор вышел из-под контроля, и где исправить скрип,
чтобы не допустить ошибок впредь. Для руководителя - это возможность контроля отдела продаж. Кто говорит по скрипту, кто говорит от себя, а кто вообще не говорит...))

2. Контроль над менеджерами. Даже, если не прослушивать все звонки, сотрудники отдела продаж чувствуют ответственность и общаются с
клиентами аккуратнее. Это плюс для руководителя.

3. Сохранение истории общения с покупателями. Все разговоры с клиентом фиксируются в карточке сделки. Перед звонком покупателю - менеджер прослушивает разговор, вспоминает, о чем шла речь и уверенно продолжает общение с клиентом, не боясь что-то забыть в потоке заказов.

4. Авто распределение звонков. CRM хранит информацию, с каким клиентом обещался менеджер, а значит АТС направит входящий звонок на нужного сотрудника.

5. Звонки в один клик, прямо из CRM системы. Не нужно покупать кнопочные мобилы, следить за расходованием бюджета сотрудника при использовании личного телефона, вручную переписывать телефон с бумажки для звонка. Оплачиваете тариф на месяц и спокойно работаете.

6. Мобильность. Данный вид связи не привязан к месту и не зависит от проводов/ телефонной станции. Телефония работает от интернета.

7. Отсутствие роуминга. Затраты для бизнеса, клиенты которого находятся
по всему миру значительно меньше, чем стоимость мобильной связи. Да
и звонки по России в разы дешевле, чем оплата сотовых тарифов.

Помимо настройки телефонии необходимо купить гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность.

О популярных сервисах IP-телефонии подробно написали в статье ниже.

Выбирайте любой сервис управления проектами и добавляете туда всех сотрудников компании. Будь то Asana или Trello. Все задачи и договоренности должны фиксироваться в письменном виде и ставиться на конкретного человека, чтобы исключить фразы: "А я не знал, а я не услышал, а я думал эта задача была не на мне". Сервис используется для решения простых вопросов, ведения проектов и фиксации договоренностей. Можете, конечно, создать чат в Telegram или WhatsApp, но эффективности от таких каналов не особо много. Опять же, если сообщений в чате много, то сотрудник может не увидеть своё задание.

Пропишите день сотрудника от и до, чтобы расставить точки ответственности. Регламент - эта карта рабочего дня менеджера. Каждый сотрудник видит, что ему нужно сделать и в какой половине рабочего дня. Ликвидируется факт переноса ответственности с менеджера на менеджера. Да и сотрудник четко понимает план действий на день и может рационально "таймменеджмить".Такой же регламент работы нужно прописать и для ведения CRM, чтобы система работала на компанию и на рост продаж, а не съедала время сотрудников.

Обязательно пропишите, что сотрудник должен быть на связи весь рабочий день, отписываясь в CRM и чате компании о выполненных в течение дня задачах. В комнате должна быть тишина, хороший интернет и мобильная связь.

Все зависит от специфики работы. Кто-то устраивает планерку каждое утро и ставит задачи на день, а кто-то отчитывается о проделанной работе в конце недели в пятницу. Наша компания относится ко второму типу.

Планерка - это дисциплинирующий момент. И отказ от нее точно не пойдет на пользу для показателей компании. Менеджеру всегда неловко говорить о том, что он не сделал. Особенно, если на то не было объективных причин. Такие выходы из зоны комфорта помогают сотрудникам выкладываться по максимуму, чтобы потом с гордостью отчитываться о проделанной работе.

Провести онлайн планерку не составляет проблему. Zoom или Skype в помощь.