Настройка смарт-процессов в Битрикс24:
подробная инструкция с примерами

Процессы и устройство каждой компании индивидуальны и уникальны. Стандартные настройки, которые предлагают базовые инструменты CRM системы весьма ограничены. Поэтому, чтобы в полной мере отразить и облегчить процессы компании, Битрикс24 предлагает уникальную возможность для автоматизации любого процесса компании. В рамках системы это можно воплотить с помощью модуля смарт-процессов.

Как известно, в Битрикс24 есть так называемые “сущности”, которые являются местом для хранения упорядоченных данных. Сущностями в Битрикс24 являются:

• Сделки,
• Компании,
• Контакты,
• Лиды
• Предложения,
• Счета.

Ранее у сущностей был ограниченный функционал, что не позволяло пользователям гибко подстраивать их под процессы компании. Да, существовала возможность подключить в работу программистов, которые бы создали необходимую для компании сущность и возможность задать уникальный сценарий. Но это был тернистый путь с немалыми денежными и временными вложениями.

Смарт-процессы — это сущность Битрикс24 с возможностью настройки и регулировки под себя. Добавление индивидуальных разделов в CRM с настройками, этапами, направлениями и пользовательскими полями, соответствующими специфике вашей работы, - всё это доступно при работе со смарт-процессами.

Так, инструмент создает возможность конструировать и систематизировать следующие процессы в компании:

• ведение реестра документов,
• найм персонала,
• производство,
• взаимодействие с поставщиками, подрядчиками, фрилансерами,
• подготовку мероприятий,
• работу с рекламациями.

В этих процессах будут доступны те же возможности, что и в сделках: визуализация, автоматизация, аналитика и контроль. Только они будут жить сами по себе как отдельная сущность.

Для того чтобы сделать работу в CRM системе действительно адаптивной под устройство каждой компании, вне зависимости от ниши, в смарт-процессах предоставляются следующие настраиваемые инструменты:

• канбан-доска,
• роботы,
• бизнес-процессы,
• направления.

• прикрепление смарт-процессов к карточкам,
• создание новых полей,
• создание индивидуальных сценариев работы,
• генерация документов,
• создание автоматических задач,
• интеграция с 1С.

Для того, чтобы использовать смарт-процессы понадобится пройти через три этапа:

1. Непосредственно создать ваш смарт-процесс.
2. Настроить карточку элемента и стадии в канбан-доске.
3. Настроить права доступа.

Итак, рассмотри каждый из этапов детальнее, чтобы у вас получилось перенести в смарт-процессы свою рабочую деятельность.

• Вначале вам необходимо кликнуть на раздел “CRM” (расположен в левом боковом меню портала);

• Далее переходим во вкладку “Настройки” где выбираем “Смарт-процесс” и кликаем на кнопку “Создать” (при отсутствии данной опции перейдите в раздел “Еще” в выпадающем меню, выберите данный инструмент и добавьте, нажав соответствующую кнопку);

• Теперь вам доступно на выбор три окна: с предложением создать процесс “С чистого листа”, то есть настройка будет самостоятельной или же предусмотрен вариант воспользоваться уже готовыми шаблонами: “Все включено ” (с полным набором инструментов) и “Список” (работа с документами).

*Отметим, что создание и редактура бизнес-процессов доступна пользователям с тарифами Профессиональный или Энтерпрайз.

• Если у вас специфическая задача, то подойдет вариант “С чистого листа” однако приготовьтесь к детальной настройке. Вначале перейдите в “Основные настройки” и впишите название для нового сценария (название можно отредактировать в любой момент);

• Далее ознакомьтесь с предложенными инструментами и выберите подходящие для вас. Отметьте опции, которые необходимы в вашем смарт-процессе: работа с направлениями и туннели продаж, стадии и канбан, дизайн бизнес-процессов, роботы и триггеры.

• На вкладке "Вид карточки" добавьте поля для карточки процесса: “Клиент”, “Источник”, “Реквизиты компании”, “Дата начала / завершения”, “Наблюдатели”.

• Переходим к следующей вкладке – “Связи”. Настройка связи с основными сущностями CRM-системы открывает возможность для использования смарт-процессов на разных этапах, их объединение и расширение функционала CRM-системы.

• При необходимости редактуры смарт-процессов перейдите в раздел “CRM” и кликните на пункт “Смарт-процессы” – в предложенном списке процессов кликните на кнопку слева и из выпадающего меню выберите один из следующих пунктов:

• Далее переходим к настройке пункта "Привязка к элементам". В нем предусмотрена возможность настраивать дополнительные связи с другими инструментами: Элементами CRM, Календарями, Задачами и Шаблонами задач. То есть вы можете связать свой смарт-процесс с другими компонентами платформы Битрикс24, например, задачами. Так вы сможете создавать задачи для каждого отдельного элемента вашего смарт-процесса, которые будут отображаться в карточке данного процесса.

Для того чтобы сотрудники могли легко получить доступ ко всей необходимой информации, настроим карточку элемента в рамках смарт-процесса путем добавления соответствующих полей и разделов. Например, для улучшения процесса работы с обращениями клиентов, можно разработать отдельную карточку для жалоб.

• Для этого зайдите в “Смарт процессы”, кликните на созданный ранее процесс - “Рекламации” и окажетесь в Канбан доске.

• В правом углу найдите значок шестеренки и нажмите на раздел “Настройка полей”.

• Далее нажмите “Создать”. В открывшемся окне задайте поля для вашего сценария работы Тип данных/Название/Сортировка. Если надо отредактировать поле, откройте его из списка и внесите изменения.

• После создания полей, чтобы добавить их в карточку смарт-процесса, нажмите “Создать”.

• Откроется карточка и в левом углу кликните “Выбрать поле”.

• Отметьте все необходимые для вашей корректной работы поля.

• Вы можете редактировать названия трёх разделов нажав на карандаш справа от названия. Ниже задайте расположение полей для их заполнения сотрудниками.

Канбан-доска в смарт-процессахОтображение и работа с карточками смарт-процесса доступна в режимах просмотра Канбан и Список.

Канбан

• Аналогично тому, как и в обычных процессах, использование канбан-досок в рамках смарт-процессов Битрикс24 необходимо для организации и управления карточками. Этапы также способствуют систематизации процесса. Вместе эти инструменты в смарт-версии обеспечивают удобное и интуитивно понятное управление элементами.

• Для того чтобы в канбане отображалась лишь ключевая информация, а не все поля, рекомендуется настроить индивидуальную карточку просмотра. Каждый сотрудник может настроить данную карточку в соответствии с собственными предпочтениями.

• Кликните ⚙️ - Настройка канбана - Настроить карточку создания

• Для изменения порядка столбцов просто нажмите на название столбца и перетащите его на нужное место.

Для экспорта элементов в режиме Список кликните в правом углу - ⚙️ и выберите “Экспорт в CSV” или “Экспорт в Excel”.

3 Этап. Чтобы доступ к смарт-процессам был только у определенных сотрудников, необходимо настроить права доступа.

Для того, чтобы настроить роли в CRM необходимо перейти в

Справа вы увидите перечень ролей. По умолчанию система предлагает две роли: Менеджер и Администратор. При необходимости возможно создать дополнительные роли или удалять ненужные.

• В левой части представлен список сотрудников, к каждому из которых присвоены определенные роли в CRM системе.

• Для того чтобы сотрудник мог получить доступ к CRM системе, необходимо указать соответствующую роль для него или для отдела, к которому он принадлежит.

• Для добавления прав доступа нажмите кнопку "Добавить право доступа" ниже списка сотрудников.

• Выберите определенного сотрудника и отдел компании или участников группы/проекта.

• В заключении обозначьте роль в CRM у сотрудника или группы сотрудников, которых выбрали.

1. Автоматизация процесса закупок. Для производственной компании по проектированию и строительству домов было важно вести, контролировать и видеть прозрачные данные по работе специалистов отдела закупок. Для закрытия этой потребности в рамках Битрикс24 мы создали новую сущность “Закупка” и организовали работу нового смарт-процесса с помощью настройки уникальной канбан-доски.

Теперь в рамках нового смарт-процесса специалист получает смету на закупку необходимого количества материалов для строительства, запрашивает цены и стоимость материалов у поставщиков, и запрашивает договора/счета для заказа. Далее контролирует сроки поставки и отгрузки материалов, и уже передает информацию в отдел производства.

3. Автоматизация HR процесса. HR специалисты ежедневно работают с большим количеством людей и огромным объемом данных. Текущие сотрудники компании, новые сотрудники, стажеры, потенциальные кандидаты… Без автоматизации и систематизации этого процесса корректно организовать работу вряд ли получится.

Для этого в Битрикс24 можно создать сущность “Кандидат” и настроить под нее необходимые этапы в канбан-доске. Например, такие как:

• Приглашение отправлено;
• Пришел положительный ответ от кандидата;
• Тест отправлен;
• Первичный созвон проведен;
• Собеседование проведено;
• Джоб оффер сделан;
• Кандидат вышел на работу (успех);
• Отказ (провал).

4. Автоматизация процессов медицинской клиники. Для закрытия задач медицинской клиники можно создать уникальную сущность "Пациент" с необходимыми полями. Индивидуальная карта закрепляется за новым пациентом клиники, в ней собираются такие данные как: диагнозы, история обращений, данные об аллергических реакциях, результаты анализов и исследований и др. Кроме того, удобно и то, что к одному пациенту можно привязать любое количество сделок, например, записи на процедуры и к врачам.