Внедрение CRM для компании
по организации, оформлению
и проведению выставочных и презентационных мероприятий

В февраля 2020 года в REON обратилась организация R2GROUP с целью автоматизации отдела продаж и отдела производства. Компания занимается организацией, оформлением и проведением выставочных и презентационных мероприятий в Екатеринбурге.

R2GROUP порядка 2-ух месяцев вела поиск и рассмотрение подрядчиков для автоматизации. Выбор остановился на нас, так как наша компания смогла предложить максимально ёмкую, удобную и простую в использовании систему контроля продаж и проектов на базе amoCRM. Руководство компании не хотело усложнят работу и нагружать сотрудников необоснованными дополнительными действиями. Система должна облегчить работу и ликвидировать рутинные задача, а не стать балластом в работе менеджеров.

1. Работа компании на 90% творческая, заказчики R2GROUP хотят видеть свои выставки в едином стиле, тематике или тонах. Каждый проект проходит многочисленные согласования ТЗ, итерации правок, корректировки на самом объекте, поэтому важно, чтобы работа выполнялась быстро и точно. Перед нами стояла задача, чтобы ни на одном этапе работа не останавливалась и менеджеры/руководство четко видели, какие действия в данный момент выполняются по проекту.

2. Так как конкуренция в нише высокая и зачастую заказчику нужно было начать организацию мероприятия еще "вчера", R2GROUP было важно автоматизировать процесс приема/обработки заявок, и сделать эти этапы максимально быстрыми.

Средняя стоимость организации мероприятия начиналось от 1 миллиона, поэтому потеря заявок и недочеты в работе над проектом были недопустимы.

3. Алексей - руководитель компании, хотел, чтобы CRM система была максимально простой и не вызывала негатива со стороны сотрудников.

В начале проекта Алексей предоставил нам виденье бизнес-процессов продажи своей компании. У него уже была составлена MindMup-карта с последовательной цепочкой действий: от продажи до финальной сдачи проекта. Было выделено 3 макро этапа, 10 подэтапов и каждый из этих подэтапов еще делился на 5-20 пунктов.

Опираясь на данную карту, мы по кусочкам разложили и расписали бизнес процесс продажи. Производственный процесс мы перенесли в CRM систему на таком же макроуровне (Чтобы не усложнят производственную воронку, мы сделали упор только на возможности контроля и отслеживания стадий работы над проектом).

Теперь перед нами стояла задача переложить этот большой ветвистый проект на рельсы CRM.

Предвещаем ваш вопрос: почему все-таки CRM, а не таск менеджер? Организация мероприятия - это проектный вид деятельности, а любой проектный вид подразумевает постоянное общение с клиентом и согласование правок. Поэтому важно сохранить всю историю общения с клиентом - на базе CRM это делать удобнее всего.

В дальнейшем, исходя из описанного бизнес-процесса продажи была простроена воронка продаж.

Каждый этап воронки продаж мы детально проработали:
- назвали этапы согласно технологиям продаж
- прописали действия и цели менеджера, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)
- назначили ответственных за сделки
- прописали необходимые автоматизации (переход на новый этап, отправка sms, отправка e-mail и тд.)
- прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
- прописали типы задач, чтобы можно было отслеживать, на что больше всего времени уходит у сотрудников во время продажи
- прописали дополнительные точки касаний: шаблоны sms
- прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей

1. На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке CRM:
- подключили пользователей
- разграничили права
- импортировали текущую клиентскую базу в систему
- настроили 2 конверсионные воронки (для производства и продаж)
- настроили карточки сделки контактов

2. Подключили сайт, чтобы все заявки автоматически попадали в CRM систему, создавалась карточка клиента, а менеджеру ставилась задача. Таким образом, ни одна заявка не будет потеряна, и менеджер не сможет забыть обработать клиента.

3. Подключили IP-телефонию, чтобы звонки автоматически распределялись между менеджерами, записывались в карточке клиента, а в случае пропущенного звонка, система автоматически ставила задачу перезвонить.

При обращении в нашу компанию у R2GROUP уже была подключена местная облачная АТС, которую было необходимо интегрировать с amoCRM. После 3-ех недель тестов и попыток подключения, мы выяснили, что это технически невозможно. Телефония еще не разработала виджет для передачи данных в сторонние сервисы, хотя на сайте АТС указывалось обратное. По согласованию с руководством компании, было принято решение о переходе на IP-телефонию OnlinePBX, но с сохранением телефонных номеров.

4. Подключили сервис SMS-рассылки, позволяющий осуществлять дополнительные касания с клиентом, отправлять персональные КП, оповещать клиентов об этапа движения проекта и любых договоренностях.

5. Подключили сервис Email-рассылок, позволяющий осуществлять массовую рассылку клиентам компании и информировать их об акциях, скидках, новых услугах.

6. Провели двойное обучение по работе в amoCRM. Отдельно для менеджеров и отдельно для руководителя компании. Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.

В конце апреля проект был завершен и сдан. Задержка произошла, из-за введения карантина и остановки работы R2GROUP. На данный момент в CRМ системе работает 6 менеджеров. В августе проект-менеджер REON связывался с руководителем компании и запрашивал обратную связь по сданному проекту. Алексей доволен, и что немаловажно для него - довольны сотрудники. Работа компании идет четко и слаженно. О результатах R2GROUP в цифрах мы напишем чуть позже. Для замера показателей ДО и ПОСЛЕ внедрения CRМ должно пройти минимум полгода.

Уверен, что работу с R2GROUP мы еще продолжим и в течение этого года расширим возможности, связанные с оцифровкой бизнес-процесса производства в самой CRМ системе.