Внедрение CRM для компании
по аутсорсу и аутстаффу персонала

Аутсорс и аутстафф - это серьёзный тренд последних лет.
- Аутсорсинг персонала - это передача части функций компании сторонней организации. Сотрудники, которые решают поставленные задачи, продолжают работать в своей фирме и находятся в подчинении компании-исполнителя.
- А аутстаффинг - это когда компания-исполнитель на время передает своих сотрудников в штат компании-заказчика. Тут уже работники в подчинении у фирмы-заказчика, хоть и не связаны с ним трудовым договором.

Бизнесу не нужно самостоятельно заниматься долгим поиском и наймом собственного персонала, - компания по аутсорсингу и аутстаффингу полностью берет эту задачу на себя. В итоге заказчики экономят миллионы рублей на оптимизации налогов, содержании сотрудников и отделов HR.

Так, к нам в компанию с целью построения системы в отделе продаж и внедрения CRM, - обратился директор по развитию компании "Outstaff Expert" - Александр. Компания "Outstaff Expert" занимается аутсорсингом линейного персонала для складских комплексов, фабрик, производств, гипермаркетов и другого бизнеса, где требуется временные или постоянные кадры, которые выполняют второстепенную функцию в компании.

Когда компания активно растет и развивается, у нее появляется не только много новых клиентов, но и целый пул постоянных, с которыми нужно регулярно поддерживать связь и совершать повторные продажи. В компании "Outstaff Expert" уже была самописная CRM система для работы логистов (отдела производства), но не было подходящей системы для автоматизации и оптимизации работы отдела продаж с первичными и постоянными клиентами.

amoCRM позволяла полностью закрыть запрос компании и выстроить прозрачную эффективную работу отдела продаж на своей платформе:
- оцифровать и вынести бизнес-процессы компании в виде воронок продаж;
- подключить все источники коммуникации компании с клиентами: сайт, телефонию, онлайн-чат, мессенджеры, чтобы заявки не терялись и автоматически фиксировали в системе;
- сократить ошибки, автоматизировать и регламентировать работу менеджеров по продажам с помощью настройки триггеров, задач и различных автоматизаций на этапах воронки продаж;
- наладить коммуникацию между отделом продаж и отделом производства;
- сохранять и монетизировать клиентскую базу;
- видеть прозрачную статистику и аналитику по работе каждого сотрудника и отдела продаж в целом.

Чтобы учесть все риски, нюансы работы и предложить компании полноценное решение, - мы всегда начинаем нашу работу с комплексного предпроектного аудита (ППА). Таким образом, ожидания клиентов на старте работ точно совпадут с результатами после сдачи проекта.

Наша работа с "Outstaff Expert" началась с комплексного предпроектного аудита (ППА), во время которого мы полностью погрузились в работу компании.

1. Во время ППА мы познакомились:
- Со структурой компании и её IT-инфраструктурой;
- Подразделениями, отделами и нюансами взаимодействия между ними;
- Цепочкой коммуникации менеджеров с клиентами;
- Продуктом компании;
- ЦА и ее потребностями;
- Точками касаний.

2. Только познакомившись со всеми аспектами работы компании, - мы подготовили предпроектное задание, то есть дорожную карту того, каким образом должна быть настроена CRM:
- Какие в ней должны быть выделены бизнес-процессы и по каким направлениям;
- Как эти бизнес-процессы будут связаны между собой;
- Какие сущности будут принимать участие в работе;
- Каким образом будут попадать заявки в систему;
- Какие сервисы и виджеты должны быть дополнительно интегрированы и сколько они стоят.

Именно так компания действительно понимает, что и как будет устроено в рамках её CRM системы: какие задачи она поможет закрыть, как она поможет оптимизировать и автоматизировать работу в компании.

3. Далее проект-менеджер REON провел защиту аудита перед руководством компании "Outstaff Expert", обосновал все этапы работы, все интеграции и стоимость проекта. После чего руководство "Outstaff Expert" уже приняло окончательное решение о продолжении работы с нашей командой, и мы стартовали работу по настройке CRM системы для компании по аутсорсингу и аутстаффингу персонала.

Свою работу по настройке системы мы начали с оцифровки текущих бизнес-процессов и переноса их в amoCRM. В итоге для отдела продаж было создано 5 конверсионных воронок продаж:

- Первая воронка "Первичные продажи" была оцифрована для обработки новых заявок на аутсорс и аутстафф персонала от клиентов.

В данном бизнес-процессе принимают участие 2 сотрудника:
- Пресейл, который берет заявки в работу, квалифицирует клиентов и назначает встречу с заказчиком для менеджера.
- Менеджер, который проводит встречу, согласовывает коммерческое предложение и контролирует подписание договора.

После того, как между компанией и клиентом подписан договор на оказание услуг, сделка передается для реализации логистам в их самописную CRM систему, где осуществляется распределение заказов и дальнейший подбор персонала.

Далее сделка закрывается как успешная в данной воронке, и автоматически создается в воронке "Дебиторы" и "Постоянные клиенты".

- Вторая воронка "Постоянные клиенты" была вынесена для прогрева на повторные заказы услуг компании и коммуникации по проектам с постоянными клиентами.

Данная воронка является круговой, после завершения работ по текущему договору, - сделка будет каждый раз создаваться в воронке "Постоянные клиенты".

- Третья воронка продаж "Дебиторы" была создана для отслеживания и получения оплат по дебиторской задолженности от клиентов.

В компании действует постоплата. Поэтому после того, как все работы были качественно выполнены под руководством бригадира "Outstaff Expert", - бухгалтер отправляет закрывающие документы и клиент производит окончательный расчет.

- И пятая, последняя воронка, которую мы оцифровали для компании Outstaff Expert, - это воронка "Тендеры".

Менеджер отдела продаж занимается поиском подходящего тендера, собирает необходимый пакет документов, согласовывает и проводит встречу с заказчиком, отправляет КП и пакет документов на тендерную площадку. Далее менеджер контролирует итоги тендера и в случае выигрыша, - подписывается договор. После чего сделка закрывается в данной воронке и создается в воронке "Первичная продажа" на этапе "Договор подписан". Затем сделка передается в отдел производства в самописную CRM, где происходит исполнение тендера.

Каждый этап воронки продаж мы детально проработали:
- назвали этапы согласно технологиям продаж
- прописали действия и цели менеджеров, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)
- назначили ответственных за сделки
- прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
- прописали типы задач
- прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей.

1. На основе прописанной карты проекта мы приступили к базовой настройке CRM:
- перенесли все бизнес-процессы в amoCRM в виде воронок продаж
- добавили в систему сотрудников
- разграничили права
- добавили обязательные и необязательные поля
- настроили карточки сделок / контактов / компаний
- настроили необходимые автоматизации на этапах воронок продаж

2. Подключили к amoCRM IP-телефонию "Mango" для автоматической фиксации всех звонков в системе.

Посредством облачной АТС мы настроили запись всех разговор с клиентом с последующим переносом в карточку сделки. Пропущенные звонки также попадают в систему в статусе "незавершённые", а у менеджеров высвечивается задача перезвонить и перевести сделку на следующий этап воронки.

3. Подключили к amoCRM сайт компании и онлайн-чат, чтобы автоматически фиксировать все заявки в CRM системе и быстро обрабатывать их. Таким образом, ни одна заявка не будет потеряна или забыта менеджером.

4. Провели интеграцию amoCRM с виджетами, разработанными нашей компанией:

- Виджет "Связанные сделки", который создает дополнительную вкладку в чек-листах и позволяет отображать все связанные сделки с текущей выбранной сделкой через контакты и компанию, бюджет каждой сделки, а также суммарный бюджет всех связанных сделок.

- Виджет "Автоназвание сделок", который позволяет автоматически присваивать сделке название, отражающее суть её содержания. Присвоение названия для сделки происходит на любом из этапов воронки продаж согласно шаблону и выбранным данным из полей карточки сделки.

- Виджет "Гонг", который позволяет оповещать пользователей amoCRM об успешной реализации сделок их коллегами. Каждое оповещение содержит имя и фамилию сотрудника ответственного за сделку, название сделки и сумму закрытой сделки, что мотивирует других менеджеров догонять коллег по продажам.

5. Провели 4 обучения по корректной работе в amoCRM. Во время обучения руководства мы затрагиваем такие темы как аналитика, отчетность, контроль работы менеджеров. Для менеджеров мы освещаем другие аспекты работы в системе: сделки, задачи, воронка продаж, списки и тд.

Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.

Запрос на автоматизацию директора по развитию компании "Outstaff Expert" был полностью реализован с помощью функционала amoCRM. Александр получил эффективный инструмент для работы отдела продаж и увеличения прибыли в компании. По итогу сдачи работ мы получили NPS в 10 баллов из 10!

После сдачи проекта с Outstaff Expert мы не прощаемся! Ещё в течение 1 месяца мы бесплатно сопровождали их компанию, консультировали сотрудников и руководителя по всем возникающим вопросам и вносили необходимые правки в работу системы. Так как нам важно не просто настроить CRM, а научить сотрудников и руководство эффективно работать в ней!

Поэтому REON даёт пожизненную гарантию на внедрение CRM! Если после сдачи проекта что-то не работает по нашей вине - моментально исправим. Всегда.