Почему одни компании растут, а другие сгорают: 17 реальных историй работы компании с CRM системой и без неё

Два офиса, два пути
Сегодня бизнес – это не просто продажи, это точность, скорость и контроль. Пока одни компании тонут в ворохе писем и табличек, другие выстраивают четкие процессы и увеличивают прибыль без потери клиентов.

Представьте себе два офиса. В одном — обычный рабочий день: менеджеры разбирают почтовый ящик, ищут нужные файлы в разных чатах, пытаются вспомнить, кому и когда звонили. Клиенты ждут ответов, задачи теряются, сделки затягиваются, а руководитель вручную сводит данные в Excel, чтобы понять, что вообще происходит.

В другом офисе — та же работа, но по-другому: вся информация по клиентам в одном месте, задачи автоматически назначаются, статус сделок виден всем, отчёты формируются за секунды. Клиенты получают ответы вовремя, команда работает слаженно, а владелец бизнеса пьет кофе, просматривая ключевые метрики в пару кликов.
Разница не в людях. Не в продукте. Даже не в рекламе.
Разница — в наличии CRM-системы.
Вы узнаете себя?
Читая ниже, отмечайте мысленно: где вы — в левой колонке или в правой?
Работа компании с CRM системой и без неё
📍 Где вы находитесь сейчас?
Посмотрим на 17 ситуаций, которые происходят ежедневно — в компаниях с CRM и в компаниях без неё.

1. Входящий лид с сайта и других источников
Следуя правилу – кто первый позвонил, тот почти всегда и продаёт, CRM-система как раз позволяет менеджерам быть тем самым первым.
Без CRM:
Клиент оставил заявку на сайте в 14:06. Письмо пришло на почту, но менеджер увидел его только в 17:30.
— "Ой, он уже с кем-то работает..."
Всё. Клиент потерян.
С CRM:
Заявка попадает в CRM моментально.
Задача автоматически ставится на менеджера и он уже звонит клиенту.
— Клиент: «Ого, вы так быстро!»
В данной ситуации CRM-система работает “на скорость”, она автоматически уведомляет о всех поступающих заявках с разных источников, так менеджеры экономят время на стадии сбора заявок и успевают быстрее реагировать на них, не упуская ни одной из виду. Плюс CRM система фиксирует всю историю коммуникации с клиентом: все звонки, переписки и комментарии по сделке, что позволяет сотрудникам в любой момент времени найти необходимую информацию и вспомнить, о чем ранее велась коммуникация с клиентом.

2. Звонок с рекламы
В современных условиях конкуренции каждая деталь важна для бизнеса, и источники лидов — не исключение. Без CRM-системы менеджер, отвечая на звонок, может лишь задать общий вопрос о том, откуда клиент узнал о компании. Это приводит к тому, что информация о рекламных каналах теряется, и анализ эффективности маркетинга становится невозможным. Результат — неоптимизированный бюджет, который может быть потрачен впустую.
Без CRM:
Менеджер берет трубку.
— «Откуда вы узнали о нас?»
— «Из интернета…»
Источника нет, аналитику не собрать. Бюджет — в трубу.
С CRM:
По каждой заявке автоматически подтягивается конкретный источник – откуда пришел клиент.
CRM сама определяет источник рекламы.
Через месяц — видно: Яндекс даёт лиды по 500 ₽, Instagram — по 1700 ₽.
Подключив сквозную аналитику и проведя ее интеграцию с amoCRM, - перед компанией открывается огромный пласт информации и данных об их клиентах: эффективности конкретных рекламных кампаний, объявлений и слов, которые приносят не только заявки, но и продажи; точки касаний клиента с компанией до оставления заявки, которые позволяют понять, какие источники прогревали клиента перед оставлением заявки или перед покупкой.

С этой информацией можно эффективно распределять бюджет и сосредоточиться на наиболее прибыльных каналах, что в итоге повышает доход компании.

3. Забытый клиент
В мире бизнеса поддержание отношений с клиентами — ключ к успеху. Однако без CRM-системы менеджеры часто забывают о своих обязательствах перед клиентами. В результате клиенты уходят к конкурентам, так и не получив конкретных ответов и быстрого решения своей задачи. Без CRM менеджеры легко теряются: забывают детали, не отвечают вовремя, не перезванивают и упускают важные моменты. В результате клиент уходит к тем, кто работает быстрее и точнее.
Без CRM:
Марина записала в тетрадь: «Перезвонить клиенту через неделю». Но пошел новый поток, и про клиента забыли.
Через месяц тот уже купил у конкурента.
С CRM:
CRM сама ставит задачу, например: «Перезвонить клиенту для согласования времени встречи».
В нужный день приходит уведомление.
Менеджер звонит:
— «Вы просили связаться по поводу встречи — предлагаю удобное время!»
Клиент ожидал ответа и готов встретиться.
С CRM все меняется. Система автоматически ставит задачу перезвонить клиенту и отправляет уведомление в день, когда нужно выполнить эту задачу. Менеджер звонит с уже готовым предложением и уточнением, что создает у клиента ощущение уверенности и внимания. Такой подход становится привычным и комфортным, укрепляет доверие к компании и повышает лояльность.
4. Смена менеджера
Смена менеджера — это всегда стресс как для компании, так и для клиентов. Зачастую без четкой системы информация о сделках разбросана по личным сообщениям и не оформлена должным образом. Это создает путаницу и негативно сказывается на отношениях с клиентами.
Без CRM:
Оля ушла в отпуск. Все ее сделки — в голове и в личном WhatsApp.
Новенький сидит и гадает: «А кто такой Сидоров, и что мы ему должны?»
С CRM:
В карточке клиента — вся история: от первого касания до последнего письма.
Новый менеджер читает, понимает, продолжает работу.
Клиент даже не замечает замены.
С CRM все данные о клиентах аккуратно хранятся в карточках Сделок, включая всю историю взаимодействия. Новый менеджер может быстро ознакомиться с информацией и продолжить работу без потерь. В свою очередь клиенты “не чувствуют” смены менеджера, что создает впечатление стабильности и профессионализма компании.
5. Финансовый учёт сделок
Финансовая отчетность — важный аспект управления бизнесом. Без CRM руководитель может столкнуться с проблемой получения точных данных о доходах. Менеджеры могут забыть внести информацию или допустить ошибки в расчетах, что приводит к запутанным отчетам и задержкам.
Без CRM:
Руководитель спрашивает:
— «Сколько мы заработали на прошлой неделе?»
Менеджеры сводят Excel. Один забыл внести клиента. Второй — ошибся в сумме.
Ответ через день. Неточен.
С CRM:
Менеджер открывает отчет “Анализ продаж”, видит сумму по сделкам за нужный период. Все автоматизировано и четко подбито, ни одна сумма по сделке не будет потеряна.
С помощью CRM финансовые показатели становятся прозрачными и доступными в любой момент. Руководитель может открыть отчет и увидеть точную сумму по сделкам за нужный период без необходимости собирать данные вручную. Это значительно упрощает процесс принятия решений и позволяет своевременно реагировать на изменения в бизнесе.

6. Работа с постоянными клиентами
Поддержание отношений с постоянными клиентами — залог стабильного дохода для бизнеса. Однако без CRM-системы можно упустить важные моменты. Например, клиент, который регулярно делает заказы, может просто забыть о заказе, если менеджер не напомнит ему об этом.

К тому же, в любой момент ему может позвонить конкурент и предложить свои условия сотрудничества. Чтобы не терять контакт, важно всегда быть в информационном поле клиента: напоминать о себе, сообщать об актуальных акциях и предлагать то, что действительно полезно. CRM помогает делать это системно и вовремя.
Без CRM:
Сергей покупал у компании каждый квартал. Но в этом году что-то не заказал.
Никто не заметил. Ушёл к другому.
С CRM:
Настроены автозадачи в воронке повторных клиентов: если клиент не оформлял заказ 3 месяца, создается задача — «Связаться и предложить выставить счёт».
Менеджер:
— Добрый день! У нас с вами, как правило, раз в три месяца происходят дозакупки товара — подскажите, актуально ли это и планируете ли оформить заказ в мае?
Клиент:
— «Спасибо, что напомнили! Уже чуть не забыл!»
CRM-система автоматически отслеживает активность клиентов и ставит задачи для менеджеров перезвонить тем, кто не делал заказ в течение определенного времени. Это позволяет поддерживать связь с клиентами и напоминать им о продуктах или услугах, которые они обычно покупают. Такой подход укрепляет отношения и способствует повторным продажам.

7. Работа с подрядчиками и агентствами
Когда речь идет о сотрудничестве с рекламными агентствами, важно иметь возможность отслеживать результаты их работы. Без CRM руководитель может столкнуться с ситуацией, когда агентство сообщает о количестве привлеченных лидов, но не предоставляет детализированную информацию о них.
Без CRM:
Рекламное агентство говорит: «Мы привели вам 300 лидов за месяц».
Руководитель: «А где они?..»
С CRM:
В CRM — все заявки, каналы, телефоны.
Считается автоматически: 300 лидов → 21 сделка → ROI = +43%.
С CRM вся информация о заявках и каналах поступления хранится в одном месте. Это позволяет легко отслеживать эффективность рекламы и рассчитывать ROI  (возврат на инвестиции). Например, если агентство привело 300 лидов, система покажет, сколько из них завершилось сделкой и какую прибыль они принесли. Это дает возможность более точно оценивать работу подрядчиков и принимать обоснованные решения по дальнейшему сотрудничеству. Теперь агентству не соврать.

8. Сотрудник-манипулятор
В компании часто возникают ситуации, когда менеджеры, не достигая результатов, начинают жаловаться на рынок, утверждая, что он мертв и клиенты не хотят покупать. В такой ситуации руководитель, полагаясь на слова подчиненного, не может проверить реальную картину. Менеджер может казаться активным, но без системы CRM нет возможности увидеть его реальные достижения.
Без CRM:
Менеджер жалуется:
— «Клиенты не покупают, рынок мертвый!»
Но руководитель не может проверить. На глаз — вроде работает…
С CRM:
Статистика: 83 лида, 10 звонков, 2 сделки.
Вывод: проблема не в рынке.
А в том, что он не работает.
C CRM-системой статистика становится прозрачной. Руководитель может отследить ситуацию и увидеть, что проблема не в рынке, а в самом менеджере, который не использует свои возможности для работы с клиентами.

Внедрение CRM позволяет руководству не только контролировать эффективность работы сотрудников, но и выявлять проблемы на ранних стадиях для более объективной оценки ситуации и принятию необходимых мер.

9. Руководитель в отпуске
Когда руководитель уходит в отпуск, бизнес может оказаться в состоянии стагнации. Без CRM все процессы зависят от личного контроля: кто-то может забыть о задачах, а кто-то — просто не знать о текущих делах. В результате, когда руководитель уезжает вся работа останавливается, и возникает неопределенность.
Без CRM:
Руководитель уехал на 3 дня — всё застыло. У менеджеров масса вопросов, кто за что отвечает, кто что делает, что нужно делать в той или иной ситуации и так далее…
С CRM:
С CRM вся работа в отделе продаж становится четко структурированной и автоматизированной. Каждый этап воронки продаж регламентирован: сотрудники точно знают, что и когда делать, никаких догадок и импровизаций — все прозрачно и наглядно. Такой подход позволяет не только стандартизировать процессы, но и значительно повысить эффективность команды.
Для руководителя это означает уверенность: отдел работает как отлаженный механизм. При этом CRM доступна с любого устройства — достаточно подключения к интернету. Открыв приложение на телефоне, руководитель может в любой момент просмотреть задачи, сделки, комментарии менеджеров и при необходимости оперативно вмешаться. Даже находясь вне офиса, он полностью контролирует ситуацию и может управлять процессами удаленно.

10. Трата большого количества времени на подготовку документов
В условиях высокой конкуренции каждая деталь имеет значение. Без CRM менеджеры тратят огромное количество времени на рутинные задачи: создание однотипных коммерческих предложений, подготовку договоров и выставление счетов.
Без CRM:
Менеджер тратит более 8 часов в неделю на ручное составление коммерческих предложений, договоров и счетов. В спешке легко допустить ошибку — отправить не тот документ или забыть обновить данные.
С CRM:
Все документы создаются прямо внутри системы — в два клика. Данные автоматически подтягиваются из карточки сделки, исключая ошибки и экономя время. Менеджер сосредоточен на продаже, а не на рутине.
С внедрением CRM процесс подготовки документов значительно упрощается: используются шаблоны и автоподстановка данных. Менеджер всего за пару минут создает качественное предложение без ошибок, что значительно экономит время сотрудников компании, высвобождая его для проведения встреч с клиентами и непосредственно продаж.

11. Продажа после отказа
Отказ клиента — это не конец истории, а лишь временная пауза. Без CRM менеджеры часто забывают о клиентах, которые отказались от покупки в прошлом. Например, клиент говорит "нет" и исчезает из поля зрения менеджера навсегда.
Без CRM:
Клиент отказался — и всё, про него забыли.
Навсегда.
С CRM:
Менеджер ставит задачу: «Позвонить через 2 месяца и узнать актуальность покупки».
Через 60 дней:
— «Я тогда не был готов, а сейчас — как раз вовремя. Давайте!»
Для клиентов, которые не готовы купить сразу, можно создать отдельные воронки — «Отложенный спрос» и «Отказники». Менеджер не теряет таких клиентов, а переводит их в соответствующий этап, где фиксируется причина отказа или срок возможного возврата.

CRM напомнит, когда нужно снова выйти на контакт — например, через месяц или квартал. В нужный момент менеджер связывается с клиентом, и если тот готов к покупке, сделка возвращается в основную воронку. Такой подход системно работает с «холодными» и ушедшими лидами, повышая вероятность повторных и отложенных продаж.

12. Потеря клиента
Когда клиент перестает отвечать на сообщения или звонки, многие менеджеры просто опускают руки и прекращают попытки связаться с ним. Однако это может быть ошибкой. Без CRM менеджер может просто забыть о клиенте через две недели молчания.
Без CRM:
Клиент не отвечает 2 недели. Менеджер плюнул.
С CRM:
На 5 день — автосообщение:
«Мы скучаем по вам, и у нас для вас подарок :)»
Клиент возвращается.
Но с системой автоматизации можно настроить отправку автоматических сообщений. Это персонализированное внимание может вернуть клиента обратно и напомнить ему о вашей компании.

13. Контроль менеджеров
Контроль за работой менеджеров — важная задача для любого руководителя. Однако без системы отчетности сложно понять, насколько эффективно работает команда. Так, менеджеры могут утверждать, совершают звонки постоянно, но при этом не могут предоставить конкретных данных о своих звонках.
Без CRM:
— «Я весь день звонил!»
— «Кому?»
— «Ну...»
С CRM:
Все звонки сотрудников с клиентами - записаны. Автоматически создаются отчеты по количеству, длительности, результату.
Так, CRM позволяет видеть реальную картину работы каждого менеджера. В одном отчете можно посмотреть, сколько сделок закрыл каждый сотрудник, на какую сумму он продал, какова его конверсия, средний чек, сколько звонков сделал и многое другое.
Такой отчет помогает понять, кто действительно приносит результат, а кто недорабатывает. Руководителю больше не нужно гадать — цифры говорят сами за себя.

Это удобный инструмент для оценки эффективности, мотивации сильных и помощи тем, кто отстает. Прозрачность в работе команды служит дополнительной мотивацией для менеджеров улучшать свои результаты.

14. Новенький в команде
Когда в команду приходит новый стажёр, он сталкивается с множеством вызовов. Без CRM-системы новичок оказывается в ситуации полной неопределенности: ему неясно, как правильно взаимодействовать с клиентами, кому звонить и что говорить. Всю информацию о клиентах и процессах приходится получать от опытных сотрудников, что делает обучение затруднительным и времязатратным.
Без CRM:
Стажёр не знает, как писать, кому звонить, что говорить. Вся информация в головах других сотрудников.
С CRM:
Система уже содержит все необходимые данные: задачи на каждом этапе воронки, шаблоны писем, история общения с клиентами, комментарии коллег. Новый сотрудник видит понятную структуру и сразу понимает, как работать. Он включается в процесс за несколько дней, а не недель.
Наличие CRM-системы заметно упрощает адаптацию новых сотрудников. Благодаря четкой структуре, готовым шаблонам, понятным задачам и доступу к истории взаимодействия с клиентами, новички быстрее ориентируются в рабочих процессах и начинают приносить результат. Им не нужно тратить время на сбор разрозненной информации или ждать помощи от более опытных коллег — всё необходимое уже есть в системе. В результате команда работает слаженно, руководителю проще контролировать процесс обучения, а сам бизнес не теряет темп даже при вводе новых сотрудников.

15. Сбор обратной связи от клиента
Обратная связь от клиентов — это важный ресурс для любой компании, который без должного внимания может быть упущен. В ситуации без CRM отзывы клиентов остаются незамеченными, и компания теряет возможность улучшить свои услуги или продукты. Например, положительный отзыв может стать основой для успешного кейса, а негативный — сигналом для исправления ошибок.
Без CRM:
Клиент написал отзыв, но его никто не увидел. Потерян шанс улучшения.
С CRM:
После завершения сделки работа с клиентом не заканчивается — напротив, начинается не менее важный этап. CRM-система сама инициирует сбор обратной связи: SalesBot автоматически отправляет клиенту запрос на оценку обслуживания по шкале NPS.
Если клиент ставит высокую оценку (от 7 до 10), бот уточняет, что именно понравилось — это помогает понять, какие действия менеджеров особенно ценятся. Если же оценка ниже 7, CRM фиксирует причину неудовлетворенности и ставит задачу на отдел контроля качества или менеджера. Такой подход позволяет оперативно реагировать на проблемы и предупреждать их в будущем.

Каждое «спасибо» от клиента становится основой для положительного кейса, который можно использовать в обучении команды или в маркетинге. А каждый негативный отзыв — это не просто сигнал, а точка роста: шанс улучшить процесс, повысить уровень сервиса и не потерять клиента в будущем.

CRM делает сбор и обработку обратной связи системным процессом. Компания больше не ждет, пока клиент сам напишет отзыв — она берет инициативу в свои руки. Это позволяет не только усиливать сильные стороны, но и быстро устранять слабые, превращая мнение клиента в инструмент постоянного улучшения.

16. Проваленная рассылка
Рассылки остаются одним из самых доступных и эффективных инструментов маркетинга. Но только при правильном подходе. Если рассылку делать без учета интересов клиентов, она быстро теряет смысл — сообщения не читают, не открывают и воспринимают как спам.
Без CRM:
Рассылки часто делаются «вслепую» — однотипное письмо отправляется всей клиентской базе. При этом не учитываются ни история покупок, ни интересы, ни актуальность предложения. Результат предсказуем: низкий отклик, отсутствие продаж и раздражение со стороны клиентов.
С CRM:
Вся информация о клиентах — в одной системе: от первой заявки до последней покупки. Это позволяет сегментировать аудиторию по множеству параметров и отправлять только релевантные предложения. Например, тем, кто недавно интересовался конкретной услугой, приходит письмо с акцией именно на неё. Такой подход делает рассылки точными, полезными и действительно эффективными.
CRM превращает массовые рассылки в персонализированный инструмент продаж. Компания может выстраивать точечную коммуникацию с разными сегментами аудитории — и получать от этого реальный результат.

17. Выгорание сотрудников из-за рутины
Выгорание сотрудников — серьезная проблема для многих компаний, которая может привести к снижению производительности и высокой текучке кадров. Без CRM менеджеры часто оказываются перегруженными рутинными задачами и потеряют мотивацию из-за недостатка времени на творческую работу.
Без CRM:
Менеджеры устают, теряют мотивацию, тонут в рутине. Растёт текучка.
С CRM:
Повторяющиеся задачи автоматизированы.
Вся информация под рукой.
Фокус — на продажах, а не на рутине.
Внедрение CRM позволяет автоматизировать повторяющиеся задачи, освобождая время для более важных аспектов работы — таких как продажи и взаимодействие с клиентами. Вся информация становится доступной в одном месте, что значительно упрощает работу. Сотрудники могут сосредоточиться на развитии своих навыков и достижении результатов, что, в свою очередь, способствует повышению их удовлетворенности работой и снижению текучести кадров.
Заключение
CRM — это не просто система. Это структура, безопасность и рост.

Компании без CRM:
  • теряют клиентов
  • сливают деньги на рекламу
  • живут в пожарном режиме
Компании с CRM:
  • контролируют бизнес
  • растут осознанно
  • управляют, а не тушат
Использование CRM-системы приносит значительные преимущества для бизнеса во всех аспектах его работы — от анализа источников лидов до поддержания отношений с клиентами и учета финансовых результатов. Такие инструменты позволяют оптимизировать процессы, повышают продуктивность сотрудников и способствуют росту компании в целом.

Вопрос не в том, нужна ли вам CRM.
А в том, сколько денег вы уже потеряли без неё.
Хотите с первого раза без потери времени и денег построить прибыльную систему в вашем отделе продаж?

Запишитесь на бесплатную онлайн-экскурсию в отдел продаж нашей компании. Вы получите новый взгляд на то, каким может и должен быть ваш отдел продаж для эффективной работы!