Внедрение CRM
для HR агентства

В июне 2021 года в REON обратилась американская компания "West Media".

"West Media" - это HR агентство, которое занимается подбором и обучением менеджеров по продажам, менеджеров по работе с клиентами и консультантов. Базируется компания в Вашингтоне, но работает с европейским рынком.

Основной запрос компании состоял в следующем:
- подобрать новую телефонию (так как текущая некорректно работала, из-за местоположения компании)
- настроить аналитику и обучить работе с ней
- корректно оцифровать бизнес-процессы
- настроить автоматизации на этапах воронки продаж

Наша работа с HR агентством "West Media" началась с комплексного предпроектного аудита (ППА), во время которого мы полностью погрузились в работу компании, оцифровали запрос на автоматизацию и прописали комплексное решение.

1. Во время ППА мы познакомились:
- Со структурой компании и её IT-инфраструктурой;
- Подразделениями, отделами и нюансами взаимодействия между ними;
- Цепочкой коммуникации менеджеров с клиентами;
- Продуктом компании;
- ЦА и ее потребностями;
- Точками касаний. Что отправляется клиенту? Это могут быть промо-материалы, письма, sms-сообщения, сообщения в мессенджерах и тд;
- Каналами коммуникации.

2. Только познакомившись со всеми аспектами работы компании, - мы подготовили предпроектное задание, то есть дорожную карту того, каким образом должна быть настроена CRM:
- Какие в ней должны быть выделены бизнес-процессы и по каким направлениям;
- Как эти бизнес-процессы будут связаны между собой;
- Какие сущности будут принимать участие в работе;
- Каким образом будут попадать заявки в систему;
- Какие сервисы и виджеты должны быть дополнительно интегрированы и сколько они стоят;
- Какая телефония подходит и почему.

Именно так компания действительно понимает, что и как будет устроено в рамках её CRM системы: какие задачи она поможет закрыть, как она поможет оптимизировать и автоматизировать работу в компании. Это очень важно для того, чтобы по окончанию проекта ожидания клиента совпали с реальностью.

3. Далее проект-менеджер REON провёл защиту аудита перед руководителем "West Media", обосновал все этапы работы и их стоимость. После чего компания приняла окончательное решение о продолжении работы с нашей командой, и мы стартовали работу по внедрению CRM системы.

Свою работу мы начали с классического этапа, а именно переноса в CRM систему оцифрованных бизнес-процессов в виде воронок продаж:

1. Первая воронка "Холодные" была оцифрована для обработки заявок соискателей.

В данном бизнес-процессе принимают участие сразу 3 сотрудника:
- РОП, который распределяет входящие заявки по менеджерам
- Менеджеры, которые проводят собеседования и собирают все необходимые документы от соискателя
- HR, который производит проверку документов и составляет заключение по кандидатам

Каждый этап воронки продаж мы детально проработали:
- назвали этапы согласно технологиям продаж
- прописали действия и цели сотрудников, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)
- назначили ответственных за сделки
- прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
- прописали типы задач, чтобы можно было отслеживать, на что больше всего времени уходит у сотрудников во время продажи
- прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей
- поставили триггеры и автоматизации на этапах воронки продаж (sms-уведомления, email и тд)

1. На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке CRM:
- добавили в систему сотрудников
- разграничили права
- добавили обязательные и необязательные поля
- перенесли и настроили конверсионные воронки продаж
- настроили карточки сделок / контактов / компаний
- импортировали базу соискателей в систему

2. Подключили к amoCRM IP-телефонию "Zadarma" для автоматической фиксации всех звонков в системе.

Ранее компания работала с телефонией "Mango", однако система работала некорректно в стране клиента. "Zadarma" максимально закрыла необходимые функционал для "West Media".

Посредством облачной АТС мы настроили запись всех разговор с клиентом с последующим переносом в карточку сделки. Пропущенные звонки также попадают в систему в статусе "незавершённые", а у менеджеров высвечивается задача перезвонить и перевести сделку на следующий этап воронки.

3. Подключили конструктор скриптов "HyperScript" для улучшения коммуникации с кандидатами.

При каждом проходе скрипта система автоматически собирает статистику, превращая ее в сводные отчеты по эффективности скрипта в целом, отдельных его шагов, эффективности работы сотрудников, процента достижения целей.

4. Подключили виджет "SMS.RU" для массовой отправки сообщений.

Дополнительно мы настроили шаблоны sms-сообщений на английском языке для отправки соискателям.

5. Провели интеграцию c сервисом UniSender для осуществления персональных и массовых email-рассылок.

Данным сервисом уже 4-ый год мы пользуемся сами, поэтому с уверенностью рекомендуем его нашим клиентам! В UniSender вы сможете создавать красиво оформленные письма с помощью встроенных шаблонов, делить клиентов на целевые группы и создавать цепочку прогревающих писем. Автоматизации в CRM настроены таким образом, что при переходе клиента на определенный этап воронки, - он автоматически добавляется в необходимую группу рассылки.

6. Провели интеграцию WhatsApp через Wazzup.

Все отклики из данного мессенджера автоматически попадают в CRM, создается карточка кандидата, а менеджеру ставится задача связаться. Таким образом, ни одна заявка не будет потеряна, и сотрудник не сможет забыть её обработать.

Также сотрудникам не нужно использовать сторонние приложения и гаджеты, чтобы общаться с соискателями через WhatsApp. Вся коммуникация происходит внутри диалогового окна CRM системы.

7. Подключили парсер от amoCRM для сбора заявок от соискателей через LinkedIn.

8. Дополнительно мы провели 4 обучения по корректной работе в amoCRM: отдельно для руководителей и сотрудников компании.

Во время обучения руководства мы затрагиваем такие темы как аналитика, отчетность, контроль работы менеджеров. Для персонала мы освещаем другие аспекты работы в системе: сделки, задачи, воронка продаж, списки и тд.

Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.

Запрос на автоматизацию работы "West Media" был полностью реализован с помощью функционала amoCRM. Компания получила эффективную систему для успешного поиска, отсева и ввода в должность кандидатов.

По результатам сдачи проекта, руководитель проекта поставил нам NPS 10 из 10.

После сдачи проекта с HR компанией мы не прощаемся! Ещё в течение 1 месяца мы бесплатно сопровождали "West Media", консультировали руководство по всем возникающим вопросам и вносили необходимые правки в работу системы. Нам важно не просто настроить CRM, а научить администраторов и руководство эффективно работать в ней!

Поэтому REON даёт пожизненную гарантию на внедрение CRM! Если после сдачи проекта что-то не работает по нашей вине - моментально исправим. Всегда.